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Envoyer un PDF confidentiel par e-mail

Bulletins de salaire, pièces d'identité, dossiers RH : avant d'envoyer des données personnelles par e-mail, chiffrez la pièce jointe. Voici la méthode recommandée par la CNIL, en trois gestes.

ou glissez-les ici · plusieurs à la fois avec le pass ou Premium

Traité sur votre appareil, rien n'est envoyé

Comment envoyer un PDF confidentiel par e-mail ?

  1. Retirez d'abord ce qui n'est pas nécessaire : les pages en trop (Supprimer des pages) et les informations inutiles (Caviarder).
  2. Protégez le PDF par un mot de passe solide : il est chiffré en AES 256 bits.
  3. Envoyez le fichier par e-mail, et le mot de passe par un autre moyen : SMS, téléphone ou de vive voix.

Dans sa fiche « Sécuriser les échanges avec l'extérieur », la CNIL recommande de chiffrer les pièces sensibles avant de les transmettre, et de communiquer le secret par un canal distinct : le fichier chiffré par e-mail, le mot de passe par téléphone ou par SMS. Elle déconseille de transmettre en clair des fichiers contenant des données personnelles via des messageries grand public.

Le RGPD demande aussi de ne transmettre que les données nécessaires. Avant d'envoyer, retirez les pages inutiles et masquez ce dont le destinataire n'a pas besoin, un IBAN ou un numéro de sécurité sociale par exemple. Vérifiez l'adresse du destinataire avant d'appuyer sur « Envoyer » : une erreur d'adresse suffit à provoquer une fuite.

Avec TwoDocument, le document est chiffré par votre navigateur : ni le fichier ni le mot de passe ne sont confiés à un service en ligne. Le PDF protégé s'ouvre dans les lecteurs PDF actuels, qui demandent le mot de passe à l'ouverture. Ces conseils ne remplacent pas les règles de votre organisation : suivez aussi celles de votre employeur ou de votre délégué à la protection des données.

Questions fréquentes

Pourquoi ne pas mettre le mot de passe dans le même e-mail ?

Parce qu'une personne qui intercepte l'e-mail, ou le reçoit par erreur, aurait alors le fichier et la clé. La CNIL conseille de transmettre le mot de passe par un autre canal, par SMS ou par téléphone par exemple.

Quel mot de passe choisir ?

Un mot de passe long et propre à cet envoi, sans information personnelle : une courte phrase de plusieurs mots fonctionne bien. TwoDocument demande au moins 6 caractères, sans accents ; plus il est long, mieux c'est.

Est-ce suffisant pour être « conforme au RGPD » ?

Le chiffrement est une mesure de sécurité importante, mais la conformité dépend de l'ensemble du traitement : finalité, durée de conservation, information des personnes. Dans une organisation, voyez avec votre délégué à la protection des données.

Mon document est-il envoyé à TwoDocument ?

Non. Le chiffrement est fait sur votre appareil ; TwoDocument ne reçoit ni le fichier ni le mot de passe.

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