Ir al contenido

Enviar un PDF confidencial por correo electrónico

Nóminas, documentos de identidad, expedientes de RR. HH.: antes de enviar datos personales por correo electrónico, cifra el archivo adjunto. Este es el método que recomienda la CNIL, en tres pasos.

o arrástralos aquí · varios a la vez con el pase o Premium

Procesado en tu dispositivo, no se envía nada

¿Cómo enviar un PDF confidencial por correo electrónico?

  1. Quita primero lo que no sea necesario: las páginas sobrantes (Eliminar páginas) y la información innecesaria (Censurar).
  2. Protege el PDF con una contraseña sólida: se cifra en AES de 256 bits.
  3. Envía el archivo por correo electrónico, y la contraseña por otro medio: SMS, teléfono o de viva voz.

En su ficha «Sécuriser les échanges avec l'extérieur» (proteger los intercambios con el exterior), la CNIL recomienda cifrar los documentos sensibles antes de enviarlos y comunicar la clave por un canal distinto: el archivo cifrado por correo electrónico, la contraseña por teléfono o por SMS. Desaconseja enviar sin cifrar archivos que contengan datos personales a través de servicios de mensajería para el gran público.

El RGPD también exige transmitir solo los datos necesarios. Antes de enviar, quita las páginas innecesarias y oculta lo que el destinatario no necesite, por ejemplo un IBAN o un número de la seguridad social. Comprueba la dirección del destinatario antes de pulsar «Enviar»: basta un error en la dirección para provocar una fuga.

Con TwoDocument, el documento lo cifra tu navegador: ni el archivo ni la contraseña se confían a un servicio en línea. El PDF protegido se abre en los lectores de PDF actuales, que piden la contraseña al abrirlo. Estos consejos no sustituyen las normas de tu organización: sigue también las de tu empresa o de tu delegado de protección de datos.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no poner la contraseña en el mismo correo?

Porque una persona que intercepte el correo, o lo reciba por error, tendría entonces el archivo y la clave. La CNIL recomienda enviar la contraseña por otro canal, por ejemplo por SMS o por teléfono.

¿Qué contraseña elijo?

Una contraseña larga y exclusiva para este envío, sin información personal: una frase corta de varias palabras funciona bien. TwoDocument pide al menos 6 caracteres, sin acentos; cuanto más larga, mejor.

¿Basta con esto para «cumplir el RGPD»?

El cifrado es una medida de seguridad importante, pero el cumplimiento depende del tratamiento en su conjunto: finalidad, plazo de conservación, información a las personas. En una organización, consúltalo con tu delegado de protección de datos.

¿Se envía mi documento a TwoDocument?

No. El cifrado se hace en tu dispositivo; TwoDocument no recibe ni el archivo ni la contraseña.

Otras herramientas