الانتقال إلى المحتوى

إرسال ملف PDF سري عبر البريد الإلكتروني

كشوف الرواتب، ووثائق الهوية، وملفات الموارد البشرية: قبل إرسال بيانات شخصية بالبريد الإلكتروني، شفّروا المرفق. إليكم الطريقة التي توصي بها CNIL، في ثلاث خطوات.

أو اسحبوها إلى هنا · عدة ملفات في آنٍ واحد مع التذكرة أو بريميوم

يُعالَج على جهازكم، لا يُرسل أي شيء

كيف يُرسل ملف PDF سري بالبريد الإلكتروني؟

  1. أزيلوا أولًا ما ليس ضروريًا: الصفحات الزائدة (أداة «حذف صفحات») والمعلومات غير اللازمة (أداة «حجب المعلومات»).
  2. احموا ملف PDF بكلمة مرور قوية: يُشفَّر بمعيار AES 256 بت.
  3. أرسلوا الملف بالبريد الإلكتروني، وكلمة المرور بوسيلة أخرى: رسالة نصية، أو هاتف، أو شفهيًا.

في بطاقتها الإرشادية «Sécuriser les échanges avec l'extérieur» (تأمين المبادلات مع الخارج)، توصي CNIL بتشفير الوثائق الحساسة قبل إرسالها، وبإبلاغ السر عبر قناة منفصلة: الملف المشفَّر بالبريد الإلكتروني، وكلمة المرور بالهاتف أو برسالة نصية. وتنصح بعدم إرسال ملفات تحتوي على بيانات شخصية دون تشفير عبر خدمات المراسلة الموجهة لعامة الناس.

تطلب RGPD أيضًا عدم إرسال سوى البيانات الضرورية. قبل الإرسال، أزيلوا الصفحات غير اللازمة وأخفوا ما لا يحتاجه المرسَل إليه، مثل رقم IBAN أو رقم الضمان الاجتماعي. تحققوا من عنوان المرسَل إليه قبل الضغط على «إرسال»: خطأ في العنوان يكفي لتسريب البيانات.

مع TwoDocument، يُشفَّر المستند بواسطة متصفحكم: لا تُؤتمَن أي خدمة عبر الإنترنت على الملف ولا على كلمة المرور. ويُفتح ملف PDF المحمي في برامج قراءة PDF الحالية، التي تطلب كلمة المرور عند الفتح. ولا تغني هذه النصائح عن قواعد مؤسستكم: اتبعوا أيضًا قواعد صاحب العمل أو مندوب حماية البيانات لديكم.

الأسئلة الشائعة

لماذا لا توضع كلمة المرور في البريد الإلكتروني نفسه؟

لأن الشخص الذي يعترض البريد الإلكتروني، أو يتلقاه خطأً، سيحصل حينها على الملف والمفتاح معًا. وتنصح CNIL بإرسال كلمة المرور عبر قناة أخرى، مثل رسالة نصية أو الهاتف.

أي كلمة مرور أختار؟

كلمة مرور طويلة وخاصة بهذا الإرسال، دون معلومات شخصية: تصلح جملة قصيرة من عدة كلمات. يطلب TwoDocument 6 أحرف على الأقل، دون حروف بعلامات (accents)؛ وكلما كانت أطول، كان ذلك أفضل.

هل هذا كافٍ لتكونوا «مطابقين لـ RGPD»؟

التشفير إجراء أمني مهم، لكن المطابقة تعتمد على مجمل المعالجة: الغرض، ومدة الاحتفاظ، وإعلام الأشخاص. وفي أي مؤسسة، راجعوا مندوب حماية البيانات لديكم.

هل يُرسل مستندي إلى TwoDocument؟

لا. يتم التشفير على جهازكم؛ ولا يتلقى TwoDocument الملف ولا كلمة المرور.

أدوات أخرى